Au début du mandat

1. Création des registres et comptes de l’immeuble :

o Registre et comptes des copropriétaires,

o Registre et comptes des fournisseurs,

o Les journaux: achats, financiers et opérations diverses,

o Les comptes analytiques,

o Les comptes généraux,

2. Programmation de l’immeuble dans le logiciel de gestion,

3. Collecte des documents de l’ancien syndic,

Etc…

Au quotidien

4. Encaissement et vérification des paiements des copropriétaires,

5. Si nécessaire, envoi des rappels aux copropriétaires,

6. Établir les commandes et les adresser aux fournisseurs,

7. Réception et vérifications des factures des fournisseurs,

8. Tenir la comptabilité de l’immeuble,

9. Répondre aux interrogations et plaintes des copropriétaires,

10. Suivre les dossiers et les problèmes prévisibles/programmés,

11. Régler les problèmes qui se présentent fortuitement,

12. Règlements des paiements dû aux fournisseurs,

13. Refus des factures erronées et suivi des contentieux avec les fournisseurs,

14. Faire le suivi des contrats en cours (assurance immeuble, protection juridique, diverses fournitures et entretiens préprogrammés etc…)

15. Gestion via internet des comptes bancaires de l’immeuble,

16. Impression, vérification, comptabilisation et classement des factures et des extraits bancaires,

17. Répartition des factures et charges sur tous les copropriétaires,

18. Suivi des travaux ordinaires d’entretien,

19. Recherche et sélection des entrepreneurs et corps de métiers,

20. Commande et suivi des travaux urgents, indispensables, nécessaires, programmés ou décidés par l’AG.

Etc…

En cas de besoin

21. Établir les attestations aux notaires,

22. Établir ou faire établir un cahier des charges administratif et technique, nécessitant ou pas l’intervention d’un Architecte,

23. Faire exécuter, coordonner et faire le suivi des travaux,

24. Faire les états des lieux d’entrée et de sortie,

25. Assister aux diverses expertises en cas de sinistre,

Etc…

Sur demande

26. Gestion des sinistres privatifs,

27. Transiger avec les compagnies d’assurance,

28. Gestion locative,

29. Administration de biens,

30. Gestion des petits ou grands travaux ne nécessitant pas l’intervention d’Architecte,

31. Assumer le rôle de Maître d’ouvrage délégué pour les travaux nécessitant l’intervention d’un Architecte,

32. Recherche, négociation et sélection d’entrepreneurs et corps de métier,

33. Déplacements et visites des lieux avec les entrepreneurs sélectionnés pour des devis,

34. Établissement des contrats des entrepreneurs et corps de métier,

35. Vérification de la bonne réalisation des travaux,

36. Représenter la copropriété dans la réception provisoire et définitive des parties communes de l’immeuble,

37. Gestion de la garantie décennale, des déficiences et manquements dans la construction durant la période de garantie,

38. Gestion, règlement et représentation de l’association des copropriétaires (ACP) dans les litiges,

39. Représentation de l’ACP vis-à-vis des tiers,

40. Tenue des assemblées générales extraordinaires,

41. Gérer les fonds de l’ACP,

Etc…

Chaque année

42. Établir l’ordre du jour des Assemblées Générales (AG),

43. Préparation et organisation des AG,

44. Convocation, participation et direction des AG,

45. Présentation des comptes annuels : Liste des frais, décomptes individuels des charges, bilan,

46. Préparation et présentation du budget annuel et du fonds de roulement,

47. Préparation et présentation du budget extraordinaire et du fonds de réserve,

48. Appels aux fonds de roulement et de réserve,

49. Rédaction et envoi du PV de l’AG,

50. Accomplir les formalités nécessaires au niveau des inscriptions de l’ACP à la banque carrefour.

Etc…

Cette énumération n’est pas exhaustive. Pour toute demande ou question, vous pouvez vous adresser à nous directement. Nous nous ferons un plaisir de vous présenter un devis gratuit qui répondra à vos attentes.